Manglende oversikt over planlagte investeringer, uforutsette likviditetsutfordringer eller endret kapitalbehov kan komme overraskende på, om man ikke har jobbet frem et gjennomtenkt budsjett. I tillegg til å legge fundamentet for god økonomisk styring i bedriften, vil budsjettet også gi deg grunnlaget du trenger for å ta beslutningene som skal til for at selskapet kan lykkes.
Budsjettet er ment å gi en oppstilling av fremtidige kostnader og inntekter innenfor et begrenset tidsperspektiv, for eksempel et regnskapsår. Et budsjett sier noe om planene i virksomheten, og kan sies å være et planlagt regnskap for en kommende periode. Budsjettet blir din veileder i den faktiske resultatutviklingen, og brukes aktivt som grunnlag for korrigerende tiltak gjennom året.
I arbeidet med budsjettet er det viktig at du kartlegger kritiske suksessfaktorer for lønnsom drift, herunder nøkkeltall som EBITDA, finansieringsgrad, arbeidskapital m.m. Budsjettet er en essensiell del av selskapets strategiarbeid, og bør i aller høyeste grad reflektere virksomhetens overordnede planer og mål for fremtiden.
Ofte sier kunder at budsjetteringen er viktigere enn resultatet. Ikke fordi resultatet ikke er viktig, men fordi det er budsjettet som baner vei for resultatet. Resultatet kan i så måte sies å være et resultat av budsjettet.
Med dette i bakholdet er det kanskje ikke så rart, at budsjettet regnes som en av dine beste hjelpemiddel for å øke lønnsomhet og nå økonomiske målsetninger.
Mens et regnskap bygger på tilbakelagte forhold, viser budsjettet de forventninger man har for framtiden. Kort fortalt kan man si at regnskapet viser hvilke resultater virksomheten har hatt, mens budsjettet viser hvilke resultater virksomheten forventer.
I budsjetteringsøyemed skiller vi mellom resultatbudsjett og likviditetsbudsjett. Resultatbudsjettet forteller om inntekter, kostnader og om selskapet forventes å gå med overskudd eller underskudd, mens likviditetsbudsjettet gir en indikasjon på om man vil ha penger på konto til å betale løpende utgifter, samt gir en oversikt over forventede innbetalinger og utbetalinger i perioden.
I oppfølgingen av budsjettet snakker man også ofte også om prognoser. Når det oppstår avvik mellom budsjett og resultat, kan man gjøre fortløpende korrigeringer. Prognosen sier da noe om de avviket og de faktiske tallene, som igjen kan benyttes som viktig input i hvordan budsjettet bør korrigeres.
Ofte får jeg spørsmål om hvilke endringer som kan gjøres i et allerede satt budsjett. Da er det viktig å presisere at budsjettet er ment som en veileder, og at budsjettet tilpasses de endringer du står ovenfor, også underveis.
Uforutsette ting kan oppstå i alle bransjer og nettopp derfor er det så viktig med et verktøy som kan hjelpe deg å styre unna de største fallgruvene.
Manglende eller mangelfull budsjettering er ofte tegn på at du ikke har god økonomisk styring og kan medføre uforutsette likviditetsvansker, problemer knyttet til leveranser eller sviktende lønnsomhet. Starter du i tillegg budsjetteringen for sent, kan virksomheten ende opp med forhastede avgjørelser, eller gjennomføring av planer lagt på feil grunnlag.
I følge tall fra SSB (2019) er kun 29,8% av nyetablerte foretak fortsatt aktive etter fem år. Som regel ser man at grunnen er dårlig økonomistyring. Får du for eksempel ikke inn pengene kundene skylder deg, går dette utover likviditeten og du kan selv ende opp med å bli en dårlig betaler. Likviditetsproblemer er ofte grunnen til at selskaper går konkurs, og nettopp derfor er det så viktig med riktig budsjettering.
Både likviditets- og resultatbudsjettet skal hjelpe deg å oppdage og forstå situasjoner ved større avvik – mot faktisk driftsresultat. Budsjettet er ment satt opp, for å forstå perioden man går inn i. Med riktig budsjett på plass, sikrer du at virksomheten drives riktigere.
Når du utarbeider budsjett for virksomheten er det lurt å ta utgangspunkt i fjorårets regnskap og justere for erfaringer og forventninger om hva som skal skje i tiden fremover. Du bør samtidig ta høyde for vesentlige endringer i selskapet og eventuelle sesongsvingninger for å få et så realistisk budsjett som mulig. Året 2020 har jo blitt spesielt på flere måter og det blir viktig å hensynta markedsutviklingen, og desto viktigere vil det nå være å ha et budsjett som sitt styringsverktøy.
Med jevne mellomrom bør du så kontrollere regnskapstallene opp imot budsjett og innføre tiltak i driften dersom man ser at det kommer til å bli større avvik.
Endringer i budsjettet betyr ikke det samme som at man har endret målsetting. Jo lengre frem i tid man forsøker å budsjettere, desto vanskeligere kan det være å treffe nøyaktige estimater. Det er umulig å forutse alt, og du må derfor endre budsjettet underveis ettersom situasjonen endrer seg.
Budsjettet handler også om å allokere ressursene du har til rådighet, på en optimal måte. Ser du at budsjettet overskrides, må du kanskje reallokere ressurser, enten det gjelder ansatte, kapital, eiendeler etc. Om poster i budsjettet overskrides, er det også viktig at du setter deg inn i, og forsøker å forstå hvorfor. På bakgrunn av dette må du så igangsette tiltak, for å sørge for at du har kontroll på økonomien, og leverer på målsettinger definert i budsjetteringsprosessen.
Husk at budsjettet ikke bare er et verktøy for styret, men også et verktøy for styring.
Vi vet at budsjettering tar tid. Noen virksomheter fører budsjetter manuelt, mens andre benytter budsjettverktøy som kanskje er vanskelige å bruke, eller som ikke møter tilfredsstiller krav til prosess, analyser, funksjonalitet eller brukervennlighet.
Dette tar vi i Amesto Accounthouse på aller høyeste alvor. Budsjettering skal ikke være en showstopper, men en showstarter!
Systemet er designet for å være et verktøy som oppfyller kravene og behovene til økonomiavdelingen når det gjelder rapportering og budsjettering, og dekker i tillegg andre områder, som prognoser, kontantstrømanalyse, konsolidering og KPI-rapportering.
Med de rette verktøyene, og den rette innstillingen, er vi sikre på at du også får på plass det rette budsjettet, for deg og din bedrift!
Lykke til med budsjetteringsprosessen, vi heier på deg!
Vi har laget en sjekkliste for budsjettering, slik at du husker på alt. Finn sjekklisten her.