4 enkle steg til å sette opp budsjett.

Budsjettering er et av de viktigste styringsverktøyene du kan ta i bruk for å forberede virksomheten din på kommende utfordringer. Budsjettet er ment å gi deg bedre oversikt over hvor mye penger du har, hvor pengene går, og hvor pengene kommer fra.

Budsjettering handler kort forklart om å legge en plan som tar for seg de økonomiske forventingene over en gitt periode.

Dette gjør det enklere for deg å sette realistiske planer og mål, og sørge for at alle ansatte vet hvilke rammer de må forholde seg til for å oppnå satte mål. Budsjettet gir deg rett og slett oversikt over forventningen om økonomien for året som kommer, og sørger for at du kan foreta estimeringer og planlegge for fremtidig drift i ditt selskap.

Å sette et budsjett gir deg ikke magisk mulighet til å spå fremtiden, men det gir deg absolutt mulighet til å forberede deg på den! Her er de 4 viktigste faktorene for å sikre et godt og levedyktig budsjett:

1. DEL BUDSJETTERINGEN I RESULTAT- OG LIKVIDITETSBUDSJETT 

Det finnes to hovedformer for budsjettering, som vil sikre deg best mulig oversikt når du skal lage et budsjett:

1. Resultatbudsjett, som baserer seg på hva du forventer av inntekter og kostnader innenfor et bestemt tidsrom. Dette gir innsikt i om virksomheten er forventet å i overskudd eller underskudd, og baserer seg på ofte på tidligere resultater og regnskap samt de forventninger man har om den neste perioden.

2. Sett opp et likviditetsbudsjett, som ikke bygger på forventinger, men på planlagte innbetalinger og utbetalinger. Likviditetsbudsjettet viser hvor mye likviditet virksomheten har til enhver tid. Hvordan står det til med pengestrømmen, og hva har du å rutte med til å betale løpende utgifter?

Vår daglige leder i Bergen, Maria Wåge Nygård, gir deg noen smarte tips til hvordan du kan jobbe med likviditeten din.

2. SETT OPP OVERSIKT OVER INNTEKTER OG UTGIFTER

Forventet inntekt – hva kommer inn?
Det første du må få oversikt over er hva de forventede inntektene for det kommende året er. Forventer du en økning i salg? Eller en nedgang i salget?

Som regel er det lurt å ta en titt på fjorårets inntekter, og bruke det som et utgangspunkt for hva du kan forventete i året som kommer. Er virksomheten i vekst, og har planlagt å øke kapasiteten må dette tas med i betraktning. Planlegger du å bruke penger på markedsføring dette året er jo ideen at det vil kunne føre til en økt inntekt. Hvis du driver en relativt ny bedrift, kan du også se mot andre bedrifter i samme bransje for å anslå hvor mye du kan forvente i inntekt (og utgifter).

Innsikt i hvor mye virksomheten kan forvente å omsette er viktig for å sette seg realistiske mål og ha oversikt over hvor mye midler du faktisk har til disponering. Det setter også rammene for hvor mange ansatte du må ha eller hvor mye varer du trenger for eksempel. 

Forventede kostnader – hva går ut?
Det neste steget blir å se på kostnader. Faste kostnader som for eksempel husleie, lønninger, forsikringer og lån er det enkelt å budsjettere for, nettopp fordi de er faste og du vet at de kommer.

Fjorårets kostnader er en god pekepinn på hva du kan forvente i en fremtidig periode, men merk at du bør ta høyde for potensiell prisvekst og avtaler du har inngått med både kunder og samarbeidspartnere for å sikre at du ikke går glipp av viktige økonomiske parametere. Ofte kan dette sees i sammenheng med de endringene du skal ha inntektene. 

Variable utgifter – ikke alt kan planlegges!
Ikke alle utgifter er faste, og det er viktig å ta høyde for det vi kaller variable utgifter. Det er vanskelig å vite nøyaktig hvor mye penger som kommer til å gå til variable utgifter, men du kan være rimelig sikker på at de kommer til å dukke opp, og jo mer du kan kalkulere – jo bedre.

Kanskje trenger du å skifte ut ulike typer av utstyr som går i stykker, eller kanskje det kommer til å være mer behov for overtidsarbeid i perioder med stor pågang? Dette bør du ta høyde for i budsjetteringen, slik at du har en økonomisk buffer å lene deg på dersom uforventede situasjoner skulle oppstå.

3. VÆR FORBEREDT! 

Ha i bakhodet at et budsjett kun er en forventing, og ikke en garanti. Uforutsette hendelser kan inntreffe, som for eksempel at kostnadene øker mer enn forventet, eller et bedre scenario, at inntekten øker.

For et eget budsjett som tar høyde for endringer kan det være lurt å sette opp ulike scenarioer for å utfordre budsjettet. Hva om du må gjøre flere ansettelser? Hva om du må flytte lokaler? Hva hvis inntektene ikke lever opp til forventingene? Hva skjer neste måned? Å utforske hvordan budsjettet takler eventuelle inntekt- eller kostnadsøkninger gjør deg og bedriften din bedre rustet til å takle uforutsette hendelser. Hvor kan du kutte i kostnader, og hvordan burde du eventuelt disponere høyere inntekt enn forventet? Det er nettopp i slike situasjoner at et godt utarbeidet budsjett kommer til nytte. Det gir bedre oversikt, og med bedre oversikt kan du lettere vite når og hvor pengene trengs. 

4. SETT AV TID TIL Å FØLGE OPP 

Budsjettet er bare halve jobben. Når du først har satt opp budsjettet må du fortløpende følge opp, og sørge for at den faktiske driften samsvarer med hva du har satt i budsjettet.

Ferske tall fra regnskapet sørger for at du får et bedre bilde av hva du kan forvente ved slutten av året. Du har et budsjett i bunnen, men bør styre det videre etter fortløpende prognoser gjennom året som tilpasser seg endringer underveis. Da får du bedre kontroll over avvik, og åpner for å korrigere der det trengs. Dette vil også gjøre det enklere når du skal utarbeide budsjettet for neste år!

Lykke til!