Hva er sykemelding? | Alt du trenger å vite som sykemelding

Grunnleggende om sykmeldinger og ditt ansvar som arbeidsgiver.

Som arbeidsgiver har du ansvar for å følge opp sykmeldte medarbeidere og sikre korrekt dokumentasjon av sykefravær. Dette innebærer både administrative oppgaver og aktiv oppfølging av dine sykmeldte medarbeidere.

Ditt hovedansvar omfatter:

Etablering av tydelige rutiner for mottak og håndtering av sykmeldinger i din virksomhet
Utbetaling av sykepenger i arbeidsgiverperioden på 16 kalenderdager, hvor sykepenger utgjør 100% av lønnen opp til 6G
Systematisk oppfølging av dine sykmeldte, med dokumenterte samtaler og tiltak innen lovpålagte frister
Tilrettelegging av arbeidet der det er mulig, basert på anbefalinger i sykmeldingen

Egenmelding som første steg

Før en formell sykmelding blir aktuell, kan dine ansatte benytte egenmelding. Du må ha klare rutiner for overgangen mellom egenmelding og sykmelding:

Egenmelding kan benyttes for sykefravær på inntil tre kalenderdager
Dine ansatte kan bruke egenmelding maksimalt fire ganger i løpet av en 12-måneders periode
Din ansatte må ha vært ansatt i minst to måneder for å kunne benytte egenmelding
Ved fortsatt sykdom utover egenmeldingsperioden må din ansatte fremlegge sykmelding
Du kan kreve sykmelding fra første dag hvis det er grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom

Gradert sykemelding

Gradert sykmelding er et nyttig verktøy som lar deg beholde din ansatte delvis i arbeid:

Gir din ansatte mulighet til å jobbe deltid i sykdomsperioden
Din ansatte må være minst 20% sykmeldt av den totale arbeidstiden for å ha rett til sykepenger fra NAV
Hjelper din ansatte å opprettholde kontakt med arbeidsplassen og kollegaer
Kan være en viktig del av tilbakeføringen til fullt arbeid

Standard sykmelding og nye utstedelseskrav

Dette er den vanligste formen for sykmelding som du vil møte i din virksomhet. Fra 1. juli 2023 gjelder følgende krav:

Hovedregelen er at sykmelding skal gis etter fysisk undersøkelse av pasienten
E-konsultasjon kan kun brukes under følgende betingelser:
- Pasienten er kjent for legen
- Pasientens diagnose er kjent for legen
- Legen kan vurdere arbeidsevnen uten fysisk undersøkelse
- Det anses faglig forsvarlig å gjennomføre konsultasjonen elektronisk
Din ansatte kan få sykmelding fra lege, tannlege, kiropraktor eller manuellterapeut
Du skal kreve sykmelding for fravær som overstiger tre kalenderdager

Avventende sykmelding

Avventende sykmelding er et verktøy som kan hjelpe deg å forebygge unødvendig langtidsfravær:

Du kan bruke dette innenfor arbeidsgiverperioden når tilrettelegging kan gjøre det mulig å unngå sykefravær
Du får legens konkrete anbefalinger om tilpasninger på arbeidsplassen
Du må ha aktiv dialog med din ansatte om mulige løsninger
Sykmeldingen kan omgjøres til vanlig sykmelding hvis du ikke kan gjennomføre tilrettelegging

Tidlig i sykefraværet (1-4 uker)

Du skal ha dialog med din sykmeldte medarbeider om muligheter for tilrettelegging
Din medarbeider skal informere deg om arbeidsevne og muligheter for å være i aktivitet
Du bør vurdere tilretteleggingsmuligheter og dokumentere dette

Oppfølgingsplan (innen 4 uker)

Du skal utarbeide en oppfølgingsplan i samarbeid med din sykmeldte medarbeider
Planen skal beskrive:
- Vurdering av arbeidsevne
- Aktuelle tilretteleggingstiltak
- Videre plan for oppfølging
Planen skal sendes til sykmelder og NAV

Dialogmøte 1 (innen 7 uker)

Du skal innkalle til og gjennomføre dialogmøte med din sykmeldte medarbeider
Sykmelder skal delta hvis det er hensiktsmessig
Møtet skal evaluere oppfølgingsplanen og diskutere videre tiltak

Aktivitetskrav (innen 8 uker)

Din medarbeider må være i arbeidsrelatert aktivitet for å ha rett til sykepenger
Unntak gjelder kun hvis medisinske grunner hindrer aktivitet
Du må dokumentere hvis tilrettelegging ikke er mulig

Dialogmøte 2 (innen 26 uker)

NAV innkaller til dette møtet
Du har plikt til å delta
Møtet skal vurdere framgang og behov for nye tiltak

Særskilte regler og situasjoner.

Sykmeldinger for nyansatte

Når du ansetter nye medarbeidere, må du være oppmerksom på disse reglene:

Din nyansatte har rett til sykmelding fra første arbeidsdag
Det kreves fire ukers arbeid før din ansatte har rett til sykepenger
Du må følge spesielle beregningsregler for sykepenger i oppstartsperioden
NAV overtar ansvaret for sykepenger hvis ansettelsesforholdet er kortere enn fire uker

Arbeidsgiverperioden og sykepenger

I arbeidsgiverperioden har du som arbeidsgiver det økonomiske ansvaret. Du må være oppmerksom på følgende:

Hvis din ansatte får nytt sykefravær innen 16 dager, regnes det som samme fraværstilfelle
Ved sykmelding over ett år må du dekke en ny arbeidsgiverperiode ved nye fraværstilfeller
Du kan forsikre deg mot sykepengeansvaret i arbeidsgiverperioden

Sykdom i ferien

Som arbeidsgiver må du kjenne til hovedreglene for sykdom i ferien:

Din ansatte kan kreve å få feriedagene erstattet ved sykdom
Kravene for erstatning er:
- 100% sykmelding dokumentert med legeerklæring
- Varsel til deg som arbeidsgiver snarest mulig
Ved sykdom før avtalt ferie kan din ansatte kreve utsettelse
Ubrukte feriedager må overføres til neste år

For fullstendig oversikt over reglene, se vår artikkel om sykdom i ferien.

Automatisert dokumenthåndtering

Med et lønns- og HR-system kan du få automatisk integrasjon med Altinn/NAV for effektiv håndtering av sykmeldinger. Dette forenkler prosessen for både deg og dine ansatte:

Sykmeldinger overføres automatisk fra lege via NAV til ditt system
Digital arkivering gir deg sporbarhet og enkel tilgang til historikk
Du får automatiske varsler om nye sykmeldinger og oppfølgingsfrister
Systemet beregner automatisk sykepenger basert på historisk inntekt fra a-meldinger

Anbefalinger for din bedrifts håndtering av sykemeldinger.

God håndtering av sykmeldinger krever systematisk arbeid og gode rutiner. For å lykkes bør du etablere klare rutiner for mottak og behandling av sykmeldinger i din virksomhet. Dette innebærer implementering av effektive digitale systemer som støtter hele prosessen fra mottak til oppfølging.

Systematisk dokumentasjon er avgjørende - både for å sikre korrekt oppfølging og for å ha oversikt over tilretteleggingstiltak som er gjennomført. En proaktiv dialog med dine sykmeldte medarbeidere er også viktig for å identifisere muligheter for tilrettelegging tidlig i prosessen.

Et viktig strategisk valg du må ta er om sykemeldingshåndteringen skal gjøres internt eller av en ekstern lønnskonsulent. Dette valget påvirker både kompetansetilgang, kontinuitet i oppfølgingen og ressursbruk i din virksomhet.

Usikker på hva som passer best for deg? Se vår artikkel om intern vs. ekstern lønnskonsulent.

Håndtering av sykmeldinger.

Mange virksomheter velger å få støtte fra ekstene lønnskonsulenter for å sikre effektiv og korrekt håndtering av sykmeldinger. En lønnskonsulent kan bistå med:

Digitale løsninger som forenkler dokumenthåndtering og oppfølging
Faglig støtte om regelverk og beste praksis
Implementering av systemer og rutiner
Løpende veiledning ved behov

I Amesto Accounthouse har vi erfaring med å bistå virksomheter med sykemeldingshåndtering. Ta kontakt hvis du ønsker å vite mer om mulighetene for din bedrift.

Trenger du hjelp til håndtering av lønn?

SIMPLIFYING BUSINESS

Alt om sykemelding: En oversikt for arbeidsgivere.

KOMPLETT OVERSIKT FOR DEG SOM ARBEIDSGIVER

Dette bør du vite om sykemelding.