Gode grunner til hvorfor det er smart å outsource regnskap og lønn.

Økonomifunksjonen er en tung og tidkrevende ressurs, og mange bedrifter føler at de enten mangler den nødvendige kompetansen på huset, eller kommer til kort når det gjelder å holde seg oppdatert på hvilke lover og regler som gjelder til enhver tid. Som et resultat opplever mange bedrifter feil i regnskapet, noe som igjen kan føre til at man betaler for mye skatt – eller i verste fall at man må betale tilleggsskatt og tvangsmulkt.

Ved å outsource oppgavene til profesjonelle som har dette som sin spisskompetanse, kan bedriften konsentrere seg om sin kjernevirksomhet og vite at alt blir tatt hånd om på rett måte. Men før du outsourcer økonomifunksjonen, bør du stille deg disse spørsmålene:

1) HVA ØNSKER JEG Å OPPNÅ MED OUTSOURCINGEN?

Du bør alltid starte med å kartlegge hvilke utfordringer bedriften har. Tar arbeidet for mye verdifull tid? Mangler dere kompetansen som kreves for å oppnå et korrekt regnskap og riktige lønnsutbetalinger? Er det for kostbart å ha en intern økonomiavdeling? Ta en gjennomgang av rutinene og undersøk hvilke områder bedriften kan effektivisere, og hvor dere kan redusere kostnader.

2) VIL DET LØNNE SEG ØKONOMISK Å OUTSOURCE?

En intern økonomiavdeling medfører en høy fast kostnad selv om arbeidsmengden til de ansatte svinger i løpet av året. Velger dere i stedet å outsource lønns- og regnskapsfunksjonene, kan dere sikre at dere har nok kvalifiserte folk på jobb under de store toppene – uten at de ansatte må jobbe overtid. På den måten sparer dere kostnader samtidig som dere sikrer at kvaliteten på arbeidet ikke forringes av høyt stress. På toppen av dette unngår dere å betale for arbeidskraft dere ikke lenger trenger etter hvert som arbeidstrykket avtar. Kostnadene blir med andre ord skalerbare, noe som gjør bedriften mer smidig og dynamisk.

En del bedrifter blir likevel litt skremt når de sammenligner kostnadene for innleid arbeidskraft med egne ansatte. Det er imidlertid viktig å huske på at timeprisen for en innleid regnskapsfører ikke kan sidestilles med timelønnen til en ansatt, ettersom ansattkostnader som arbeidsgiveravgift og velferdskostnader ikke umiddelbart gjenspeiles. Timeprisen tar heller ikke høyde for kvalitets- og effektivitetsforskjeller, noe som kan gi de aller største utslagene.

3) KAN JEG VÆRE TRYGG PÅ AT VI KLARER Å FØLGE ALLE LOVER SELV?

Fagfeltet er strengt regulert av lover og regler som hele tiden er i utvikling. Nye krav og et stadig mer komplisert regelverk gjør det utfordrende for bedrifter som utfører lønns- og regnskapsoppgaver selv, å holde de ansatte oppdatert. Outsourcing av regnskap og andre økonomifunksjoner kan derfor gi bedrifter en økt trygghet om at alle relevante lover overholdes, og at regnskapet blir behandlet og rapportert i henhold til god regnskapsførerskikk. I tillegg reduserer du risikoen for at bedriften møter på problemer ved sykdom, ferieavvikling eller oppsigelser.

Her kan du holde deg oppdatert på lovendringer innen lønn og regnskap.

4) HVILKEN LØSNING PASSER BEST FOR MIN BEDRIFT?

Det finnes mange ulike tilbydere som kan håndtere lønns- og regnskapsarbeidet til bedriften din. Derfor kan det være lurt å undersøke hvilke løsninger de ulike leverandørene tilbyr, og hva som passer best for dere.

Når det gjelder lønn, kan det for eksempel være en god idé for små bedrifter å investere i en enkel lønnstjeneste med en fast månedspris. Dette er en forutsigbar løsning som sikrer at de ansatte får riktig lønn til rett tid. For mellomstore og store bedrifter kan den beste løsningen være å velge en lønnstjeneste basert på en kombinasjon av stykkpris per lønnslipp og timepriser, med rom for spesialtilpasninger som for eksempel ekstern rapportering. Som nevnt er dette områder der det hele tiden kommer endringer det er viktig å holde seg oppdatert på. Da er det viktig å ha effektive lønnsprogrammer som fanger opp feil og mangler.

5) ØNSKER JEG Å OUTSOURCE HELE ELLER DELER AV LØNNS- OG REGNSKAPSARBEIDET?

Ofte kan det lønne seg å dele arbeidet med en ekstern regnskapsfører, slik at du tar deg av det du kan og har kapasitet til, mens regnskapsføreren hjelper deg med resten. Skybaserte lønns- og regnskapsløsninger gir større fleksibilitet med tanke på hvem som løser hvilke oppgaver, noe som gir deg muligheten til å utføre noen av oppgavene selv. På den måten kan bedriften i større grad konsentrere seg om egne kjerneområder, og kontaktpersonen din kan bruke mer tid på å gi deg råd som hjelper deg å ta riktige og lønnsomme beslutninger.

Kanskje ønsker bedriften din å føre regnskap og håndtere enkle bilag selv, men trenger en samarbeidspartner som kan lage skreddersydde rapporter og hjelpe til med lønnsutbetalinger? Eller kanskje du ønsker en spesialist til å ta seg av hele lønns- og regnskapsarbeidet? Dagens økonomisystemer er fleksible nok til å håndtere begge deler – her er det du som bestemmer!

6) HVA BØR JEG SE ETTER I EN LEVERANDØR?

Når du skal overlate hele eller deler av bedriftens økonomifunksjon til en ekstern leverandør, er det viktig at leverandøren du velger, har god kunnskap om både bedriften din og markedet dere opererer i. Det kan også være smart å velge en leverandør som har sterk fagkompetanse på flere områder, som regnskap, lønn, HR, skatt og finans. Ved å outsource lønns- og regnskapsfunksjonene får du tilgang til et ekspertteam som jobber tett opp mot bedriften din, der personer med ulik kompetanse hele tiden er tilgjengelige for dere.

Et samarbeid med en ekstern leverandør kan være med på å skape store besparelser for bedriften din, blant annet ved å ta i bruk ny teknologi og mer effektive lønns- og regnskapssystemer som reduserer tungvinte og manuelle prosesser og kan skreddersys og tilpasses din bedrift. Samtidig frigjør bedriften tid til å konsentrere seg om sin kjernevirksomhet.

Vi tar gjerne en prat med deg for å se på muligheter for effektivisering og besparelser rundt økonomifunksjonen i bedriften din.