Mange bedrifter har mye å tjene på å forbedre sine driftsprosesser. Tidsklemma som mulig årsak til at mange selskaper ikke setter av tid til å etablere velfungerende prosesser.
Verdien av gode og tydelige prosesser for driften i et selskap er enorme. Allikevel sliter mange bedrifter med at de mister kontrollen på driftsrutinene, og stadig mer av kunnskapen som burde være eksplisitt blir en del av den økende mengden taus kunnskap som gjør bedriften betydelig mer sårbar enn nødvendig. Ved å utarbeide gode prosesser og rutiner kan bedrifter øke produktiviteten med 12%, og grepene trenger ikke alltid være særlig omfattende (Gartner, 2015).
Mange bedriftsledere er så begravd i driften at de ikke orker tanken på å utarbeide eksplisitte prosessbeskrivelser. Dette er forståelig, men like fullt ugunstig tankegang som i mange tilfeller kun forskyver og forstørrer problemene. Det er derfor viktig å komme i gang, jo lengre tid bedriften går uten å ha klare, nedskrevne rutiner for hele driftsprosessen, desto mer kunnskap og kompetanse går tapt dersom ansatte blir syke, permittert eller ikke lenger ønsker å være en del av bedriften.
Det finnes en lang rekke konkrete fordeler knyttet til det å utarbeide gode rutinebeskrivelser for prosessene knyttet til drift. Her kommer 10 punkter som er de mest sentrale:
Endringer er en stor og uunngåelig faktor i de fleste bransjer, og evnen til å tilpasse seg slike endringer er ofte det som skiller de som vil, fra de som mestrer. Denne evnen har også stor effekt på bunnlinjen ifølge Leading Digital, som viser til at bedrifter som evner reagere raskt i forhold til digitalisering er 26% mer lønnsomme enn sine konkurrenter. Tydelige og konkrete prosesser for driften gjør selskapet i stand til å endre driftsrutinene raskt og effektivt i tråd med digitale og bransjemessige endringer – og det til en mye lavere kostnad enn for selskap uten en klar prosess.
Bedrifter uten klare prosesser kan ofte ende opp med kritiske flaskehalser som forsinker drift og fører til at noen nøkkelpersoner overøses med arbeidsoppgaver og spørsmål som enkelt kunne vært unngått. Gode prosessbeskrivelser er som en nøkkel til å fjerne slike flaskehalser, og effekten av det vil være en mer effektiv informasjonsspredning som fører til økt produktivitet.
Avdekking og fjerning av flaskehalser vil også redusere risikoen til bedriften. – Bedrifter som gjør seg avhengige av et fåtall personer svekker ikke bare produktiviteten, det fører også til at bedriften tar en unødvendig stor risiko. For hva skjer dersom disse personene blir syke? Er ditt svar her: "Nei det må ikke skje", er det vel på tide å se på dine rutinebeskrivelser.
Gode driftsrutiner gir større rom for kostnads-effektivisering, og dette på mange nivåer. Blant hovedpoengene er muligheten for læring. Med klare rutiner for blant annet innkjøp og timebruk får bedriften målbare tall de kan benchmarke mot og lære av, på den måten kan de alltid jage bedre resultater og bedre rutiner.
En god prosessbeskrivelse tydeliggjør at bedriftens rutiner er i tråd med gjeldende reglement. Dette gjør det lettere for ansatte å ha et forhold til slike hensyn, samtidig som det gjør det lettere for bedriften å oppdatere rutiner som gjelder for de ansatte etter hvert som bransjemessige reguleringer trer i kraft.
Som et resultat av at informasjon er mer tilgjengelig, og reduksjon i antall flaskehalser, vil ansatte kunne fokusere på sine konkrete oppgaver og ikke alt rundt. Med andre ord, de ansatte kan gjøre det de er ansatt for, det de er gode på, det de brenner for.
Et kritisk element i driftsrutinene er prosessen relatert til nye kunder. Klare retningslinjer for nye kunder og prosjekter gjør at kunden tas imot på en effektiv, profesjonell og god måte. Samtidig gir det ansatte trygghet da de vet at alle tas gjennom en effektiv og god prosess hvor riktige personer knyttes inn på riktige tidspunkt.
Gode rutinebeskrivelser åpner for at oppgaver og aktiviteter utføres på den måten de er tiltenkt uavhengig av hvem som utfører oppgaven. Videre fører det til at problemstillinger som dukker opp kan løses på samme måte, noe som gir gode muligheter for løpende evaluering, læring og utvikling.
Er en helt nødvendig bit av puslespillet dersom man ønsker å forbedre seg. Gode prosessbeskrivelser gjør at man kan måle effekten av grepene som tas, og følgelig beholde rutinene som fungerer godt, samtidig som man jobber videre med rutinene som ikke fungerer optimalt.
En bedrift uten en klar prosess kan føre til at ulike personer og avdelinger drar i ulike retninger. Ved å utarbeide tydelige rutiner for selskapet, kan ledelsen sørge for at aktivitetene og oppgavene utføres i tråd med den overordnede strategien.
Les mer om hvordan du kan utarbeide en god forretningsstrategi her
Fordelene med gode, velutformede driftsrutiner er utvilsomt mange, men det kan være utfordrende å gjennomføre en slik prosessutredelse på egenhånd. Det er nettopp derfor vi i Amesto AccountHouse har spesialisert oss på bedriftsrådgivning, og oppfordrer bedrifter som kjenner seg igjen i problemstillingene til å ta kontakt for en uforpliktende prat. Bruk litt tid for å spare mye tid. Har du virkelig råd til å la være?