Den siste arbeidsuken før ferie innebærer som regel mye arbeid for å komme i havn med det du skal. Før du med god samvittighet kan nyte noen velfortjente uker med fri, kreves det også en god del planlegging for at man skal være trygg på at ting blir fulgt opp av andre, mens man selv er borte. Det er mange grunner til at enkelte føler at de ikke klarer å legge bort jobb i ferien og en av dem kan være at man ikke har gjort tilstrekkelige avklaringer med nærmeste leder eller kolleger.
Tydelig kommunikasjon og forventningsavklaringer er ofte nøkkelen til å klare å logge av med god samvittighet. Derfor er det lurt å bruke god tid på å orientere kollegaer om de oppgavene du har tenkt å overlate til dem, slik at du slipper å bekymre deg mens du har ferie. Alle trenger fritid og som regel presterer man ikke bedre verken som enkeltindivid eller som organisasjon hvis man jobber i ferien. Sørg derfor for å planlegge godt og å prioritere de viktigste oppgavene før du skal ut i ferie. Da kan du stille med friskt mot og fulladet batteri, klar til ny innsats over sommeren.
Sørg for at en av kollegaene tar hånd om dine oppgaver mens du er borte. Se til at han eller hun har all nødvendig informasjon og tilgang til systemene du bruker. Lag også en strukturert oversikt over arbeidsoppgaver og rutiner, slik at stedfortrederen din vet hva som skal gjøres og hvordan.
Amesto Lønnsberedskap - Din backup på lønn
Tenk over hva du må bli ferdig med før sommeren, og hva som kan vente. Spør deg selv; Bidrar denne oppgaven til at jeg eller organisasjonen når målene? Er svaret nei, bør oppgaven stå lenger nede på prioriteringslisten. Start med de utfordrende oppgavene som krever mest tid og energi. Blir du ikke ferdig med disse før ferien, er det lett for at de blir liggende i bakhodet og at man gruer seg til å ta fatt på dem når man er tilbake.
Snakk med både leder og stedfortreder, slik at dere sammen kan ligge en plan for ferieavvikling og avklare felles forventninger om fremdrift. På den måten vet alle vet hva som forventes og hva som skal til for å innfri.
Hvis noen sender deg mail ønsker de som regel en tilbakemelding innen rimelig tid. Derfor er det viktig å sette opp en fraværsmelding når du er på ferie eller borte fra kontoret. Med en fraværsmelding får avsenderen beskjed om at du ikke er tilgjengelig, og kan ta standpunkt til om henvendelsen kan vente til du er tilbake eller om det må løses på andre måter. Med en automatisk fraværsmelding kan du dessuten fortelle hvem som kan kontaktes dersom det er noe som krever svar umiddelbart. En god fraværsmelding bør inneholde følgende:
- Takk for henvendelsen
- Fortell at du har ferie/fri
- Når du kommer tilbake
- Når man kan forvente svar på mailen
- Om man skal kontakte deg eller noen andre om man ønsker svar før du er tilbake
- Hvordan du kan kontaktes
- Signatur med navn og kontaktinfo
Bruk den siste uken før ferien på å tømme mailboksen, sortere i mapper og sette flagg på det som må følges opp. En opprydding gjør det enklere å sette opp en plan for høsten og du vet hva du skal fokusere på når du er tilbake. Har du orden i sakene, har du orden i tankene. Det gjør at det blir mye lettere å komme i gang igjen etter ferien. Sørg også for å booke møter og leveranser for de første ukene tilbake på kontoret. Vet man hva man skal gjøre når man starter opp igjen blir det lettere å komme i gang og man unngår en unødvendig nedgang i omsetningen.
Å omstille seg fra feriemodus til jobbrutiner kan være lettere sagt enn gjort og første arbeidsdag oppleves av mange som brutal. Uansett om du motarbeider den eller om du gleder deg til å komme i gang, er overgangen brå. Du må stå opp tidligere, legge deg tidligere, du må drikke mindre vin på kveldene og du har ikke tid til å lese avisen fra start til slutt. Du skal tilbake i hverdagsrytmen og du skal finne tilbake til det engasjerte jobbmoduset du hadde før ferien. Om du ikke er helt klar for hverdagen, er du langt ifra den eneste, men stiller du forberedt blir overgangen mye lettere.
Nyt at stresset ikke har tatt grep, drikk kaffe og ta en prat med dine kollegaer om ferien. Noe av det hyggeligste vi har på jobben er jo nettopp kollegaene våre, så bruk tid på å prate med dem!
Planlegg et møte med stedfortreder, slik at du kan oppdateres på status. Se over alt som har kommet inn og velg ut hva du skal fokusere på de neste dagene. Lag en liste og hold deg til den. God oversikt gjør det enklere å komme i gang.
Unngå møter den første dagen etter ferien, slik at du kan fokusere på å komme à jour med e-post og hastesaker.
Man jobber best når man fokuserer på én ting av gangen. Hopper du fra oppgave til oppgave, uten å fullføre, kaster du bort mye verdifull tid på å sette deg inn i oppgaven på nytt. Tar du én oppgave av gangen og gjør deg ferdig med den, føles arbeidsdagen lettere og arbeidsmengden mer overkommelig.
God sommer fra alle oss i Amesto AccountHouse!