Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli i år, og for å komme i gang får du her 6 steg det er viktig å starte med. Stegene bygger på anbefalinger fra Forbrukertilsynet og på OECDs veileder.
Forbrukertilsynet vil føre tilsyn med lovens bestemmelser og vektlegger veiledning den første tiden. Samtidig er tilsynet tydelig på at man vil slå ned på omfattende og åpenbare brudd på lovens bestemmelser. Eksempler på dette vil kunne være klare brudd på informasjonsplikten. Næringsdrivende som ikke er sitt ansvar bevisst, og ikke kommer i gang med arbeidet for å innrette seg etter loven, vil risikere sanksjoner.
Virksomhetene skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs (Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling) retningslinjer for ansvarlig næringsliv. OECDs veileder gir en grundig innføring i hvordan aktsomhetsvurderinger gjennomføres:
Et hovedmål med OECDs retningslinjer er at næringslivet skal bidra til bærekraftig utvikling. Retningslinjene har tydelige forventninger til næringslivets aktsomhet på områder som menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø, antikorrupsjon og åpenhet. Det er en forventning om at selskapene gjør aktsomhetsvurderinger for å unngå skade på mennesker, samfunn og miljø.
Det er altså viktig å komme i gang med et systematisk arbeid for å sette virksomheten i stand til å foreta gode nok aktsomhetsvurderinger, og etablere verktøy for å håndtere forespørsler om informasjon.
En aktsomhetsvurdering er en gjentakende prosess, som består av å forankre, kartlegge, forebygge og kommunisere negative konsekvenser av egen virksomhet. Virksomheter som omfattes av lovverket skal utføre aktsomhetsvurderinger gjennom å kartlegge menneskerettighets forhold i hele sin verdikjede, herunder leverandører og andre forretningspartnere. Ved å evaluere alle parter, vil det gi en oversikt over om det foregår eller er risiko for brudd på menneskerettigheter eller om det er uanstendig arbeidsforhold.
Her er 6 steg som bygger på OECD veileder og Forbrukertilsynets anbefaling:
1. Forankre ansvarlighet i styret, ledelsen og interne retningslinjer
Det må forankres i styret at virksomheten skal overholde pliktene etter åpenhetsloven. Det vil si at styret vedtar planen for hvordan virksomheten skal utføre aktsomhetsvurderinger, beslutter at virksomheten skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene i henhold til lovens retningslinjer, samt at virksomheten skal overholde informasjonsplikten. Det er viktig at styret gir et tydelig mandat og plasserer ansvaret for gjennomføring i virksomheten.
Aktsomhetsvurderinger skal gjøres både i bedriftens egne aktiviteter og prosesser, hos leverandører og forretningsforbindelser. Redegjørelsen for aktsomhetsvurderinger skal publiseres innen 30. juni 2023.
Det bør etableres etiske retningslinjer for hvordan virksomheten skal jobbe med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Retningslinjene tilgjengeliggjøres offentlig, slik at leverandører og interessenter enkelt kan finne rutinene og hvem som har ansvaret for at disse gjennomføres.
De etiske retningslinjene bør kommuniseres til alle leverandører, forretningsforbindelser og internt i hele virksomheten, slik at det blir en del av bedriftskulturen.
2 Kartlegging og risikovurdering
For å oppfylle kravene til aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven, må man kartlegge og vurdere faktiske og mulig negativ påvirkning knyttet til bedriftens virksomhet, produkter eller tjenester.
Det anbefales at man gjør kartleggingen i tre faser:
- Kartlegging for å avdekke hvor det kan være størst risiko, internt, hos leverandørene eller andre forretningsforbindelser
- Kartlegging av de avdekkede risikoene, for å vurdere hvilken negativ påvirkning de kan ha på virksomheten
- Analysere de avdekkede risikoområdene med hensyn til konsekvens av og sannsynlighet for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i de ulike delene av virksomheten internt, i leverandørkjedene og overfor øvrige forretningsforbindelser
Ved å analysere risiko kan virksomheten foreta prioriteringer av de områdene der risikoen er størst, og begynne det videre arbeidet med aktsomhetsvurderinger innenfor disse områdene.
Risikovurdering i OECD sine retningslinjer refererer til sannsynligheten for negativ påvirkning på mennesker, miljø og samfunn. Det er altså en tilnærming til risiko der fokuset er utenfor bedriften.
3. Stans, forebygge eller redusere negativ påvirkning/skade
Dersom kartleggingen avdekker forhold som fører til negativ påvirkning eller skade, skal disse stanses. Virksomheten må iverksette tiltak for å forebygge eller redusere mulige fremtidige negative konsekvenser.
Slik oppfølgingstiltak kan for eksempel være:
- Opprettholdelse av forretningsforbindelsen mens risikoredusernede tiltak pågår
- Midlertidig brudd i forretningsforholdet mens man følger opp iverksatte tiltak
- Avslutte forretningsforholdet dersom tiltak ikke er mulig eller på grunn av skadens alvorlighetsgrad
4. Overvåk gjennomføring og resultatene
Virksomheten må vurdere om de tiltakene som har blitt gjennomført har vært tilstrekkelig for å stanse den negative påvirkningen. Dersom man ikke har oppnådd forventet effekt må nye tiltak utredes og iverksettes. Det kan for eksempel være at man må bytte leverandør. Men en slik beslutning om å avslutte forretningsforholdet bør ta hensyn til mulige sosiale og økonomiske negative konsekvenser.
5. Kommunikasjon
Det må etableres systemer for håndtering av henvendelser om informasjon fra enhver som ber om det. Husk at informasjonsplikten trer i kraft allerede fra 1. juli 2022. Virksomheten må derfor kunne ta imot skriftlige forespørsler om informasjon, fordele ansvaret for behandling av forespørsler, og svare på henvendelser innen fristen på tre uker.
Virksomheten skal i henhold til §5 i åpenhetsloven offentliggjøre informasjon om hvordan risikoen håndteres, hvilke negativ påvirkning er oppdaget, og hvilke tiltak som er gjort for å stanse disse. Det bør komme frem hvordan arbeidet med aktsomhetsvurderingene er organisert, hvem som har hatt ansvaret og hvordan det er gjennomført. Videre bør det komme frem negative konsekvenser som ble kartlagt i aktsomhetsvurderingen. Til slutt bør det komme frem opplysninger om hvilke tiltak som er iverksatt for å stanse konsekvensene.
6. Sørg for gjenoppretting og erstatning
Dersom virksomhetene avdekker brudd, skal de forsøke å redusere eller rette opp i skadene de eller leverandører har forårsaket. Hvilken type erstatning er avhengig av hvilken type skade som er påført.
Informasjonsplikt
Virksomhetene skal offentliggjøre sin aktsomhetsvurdering hvert år. Første gang i juni 2023. Men informasjonsplikten trer i kraft allerede 1. juli 2022.
Alle som ønsker informasjon fra virksomheter, har rett til å kreve dette. Eksempler kan være privatpersoner, bedriftskunder, journalister, investorer og andre interessenter. De som forespør informasjon kan velge å forespørre med navn eller anonymt, og virksomheter skal besvare alle henvendelser uavhengig. Henvendelser om informasjon må gjøres skriftlig, og det er ikke et krav til begrunnelse for hvorfor man ønsker denne informasjonen. Virksomheten skal gi et svar på alle henvendelser, senest tre uker etter at kravet er mottatt.
Har du spørsmål rundt åpenhetsloven, hvordan du kommer i gang med aktsomhetsvurderinger eller hvordan du skal integrere og dokumentere dette? Ta kontakt så tar vi en uforpliktet prat om hva din virksomhet bør gjøre.
Les mer på Forbrukertilsynet om hvordan du kommer i gang med Åpenhetsloven
OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv
