Bevertning er en type representasjon. Mens representasjon kan være mye forskjellig (for eksempel billetter, seminarer, reiser, etc.), er bevertning begrenset til servering av mat (og drikke til maten). Det er en rekke regler som må overholdes for at en ansatt kan få refundert utgifter til bevertning uten å måtte skatte av beløpet. Tilsvarende regler gjelder for bedriften. Jeg skal her gå gjennom de gjeldende reglene, og konsekvenser ved brudd på reglene.
Når en bedrift skal registrere et bilag i regnskapet, er det en rekke formaliakrav som skal etterleves. Litt forenklet kan vi i denne sammenheng si at bevertningsutgiftene skal være dokumentert med enten en kvittering eller en faktura . Det er ikke anledning til å registrere det på bakgrunn av for eksempel en kontoutskrift fra banken. I lovverket er det også lagt inn et klart definert tilleggskrav: Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter.
Jeg antar at det er mange som har utarbeidet utleggsregninger som har måttet ta stilling til om representasjonskostnadene er fradragsberettiget eller ikke. Så sitter man og klør seg litt i hodet, googler det, og finner ut at siden man har holdt seg under en beløpsgrense og det ikke serveres alkohol er det fradrag. Det er imidlertid greit å være klar over at det er flere krav som stilles. Det er en forskrift som sier ganske klart i hvilke tilfeller man kan kreve fradrag:
I tillegg til at man må holde seg under beløpsgrensen og at det ikke serveres brennevin, skal altså bevertningen finne sted i forbindelse med jobb (både med tanke på tid og sted). Alle kravene må være oppfylt for å kunne få skattemessig fradrag. Inviterer du en kunde på middag uten forutgående møte kan man altså ikke kreve skattemessig fradrag for kostnaden. Man kan heller ikke kreve fradrag dersom man har en kantine man kan spise i, men velger å dra på restaurant i stedet. Jeg kan også legge til at fradrag i denne sammenheng handler om hva bedriften kan kreve skattemessig fradrag for. Det er ikke fradrag for merverdiavgift i forbindelse med representasjon.
De generelle skattereglene vi har sier at enhver ytelse fra arbeidsgiver til arbeidstaker er skattepliktig for den ansatte. Heldigvis finnes det unntak, slik man for eksempel kan få tilbakebetalt utlegg man har hatt for bedriften uten å måtte betale skatt av det . For det første er det et krav at utgiftene dokumenteres med kvittering eller faktura i henhold til kravene i bokføringsforskriften kapittel 5. Det betyr at dersom den ansatte ikke legger ved en kvittering eller faktura til utleggsskjemaet, blir beløpet skattepliktig for den ansatte. I likhet med de generelle reglene er det også et krav om at formålet med bevertningen, samt navnet på personene som har deltatt og hvilket firma de representerer, fremkommer. Brudd på denne regelen resulterer også i at beløpet blir skattepliktig for den ansatte.
Les mer om goder mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
Når man har med kunder, leverandører eller andre forretningsforbindelser ut for å spise, må man dermed etterleve følgende krav: