Bør jeg bruke et HR-system?

Nylig spurte vi alle kundene våre om hva de bruker av HR-system. Og svarene vi fikk var ganske så overraskende. Selv store selskaper, med mange ansatte jobber med manuelle løsninger – uten et HR-system.  

For å vokse, og ikke minst overleve, må virksomheten utforske nye muligheter og ha innovasjon på agendaen. Da blir det viktig å vurdere hvordan ny teknologi kan bidra til utvikling, også innen HR. 

Må jeg ha et HR-system?

Det snakkes om å jobbe smartere, og bruke tiden på det som virkelig er verdiskapende for selskapet. Men, hvordan finner man de systemene som er de riktige for seg og sin bedrift? Hvordan stiller man de riktige spørsmålene til en leverandør for å sikre at man kjøper det man faktisk har bruk for? Spørsmålene er like mange som det er systemalternativer.

For å finne ut om du bør ha et HR-system kan du stille deg selv følgende spørsmål:  

• Er HR-prosessene i dag manuelle?
• Registreres den samme informasjonen i flere systemer?
• Er virksomheten avhengig av enkeltpersoner for å utføre HR-oppgaver?

Hvis svaret er ja på noen av spørsmålene, bør dere vurdere i et HR-system.

Les mer om våre HR-systemer her.

Fordelene med et HR-system

Mange HR-avdelinger bruker for mye tid på ad-hoc administrativt arbeid. Implementeringen av et HR-system gjør det mulig å jobbe  strategisk med  Human Resource Management (HRM), mange av HR-oppgavene bli automatisert, og HR-ledere får muligheten til å fokusere på det som virkelig betyr noe - å skape en konkurransedyktig organisasjon for fremtiden. 

Ved å ha et HR-system har du informasjon om alle ansatte samlet på et sted, du registrerer informasjon om ansatte et sted, og lar deretter systemene gjøre jobben med å overføre data seg imellom. Da eliminerer du mye av risikoen for manuelle feil ved at samme informasjon må registreres manuelt i flere systemer. Et HR-system gjør at du som ansvarlig i selskapet slipper å tenke på kommende oppgaver og frister, det legges inn i verktøyet, og systemet gir deg deretter varsler når det er på tide å gjøre noe. Du sparer tid og har bedre kontroll.

Les mer om HR-systemet Dottie HR her.

Med bruk av innovativ teknologi, kan virksomheter oppleve en betydelig forbedring i HR-effektiviteten, få bedre kontroll og redusere risikoen for feil. Dette gjør HR-systemer til et kraftig verktøy for å frigjøre tid til mer strategisk arbeid i virksomheten. Så hvilket system bør du velge?  

Vi som jobber med outsourcing av HR-tjenester for flere norske selskaper, opplever at HR-systemet, Dottie HR, er i forkant av denne utviklingen. Les 10 grunner hvorfor du bør outsource HR her.

Hvorfor velge Dottie hr?

Ledere og ansatte må hver dag sjonglere med utallige systemer og applikasjoner. Da er det en lettelse når man får et nytt system som er intuitivt og enkelt å bruke. Dottie er en slags Iphone for HR-systemer. Det er brukervennlig enkelt, involverer alle i bedriften i HR-relaterte oppgaver og sikre en rask og problemfri oppstart.  

Noen av funksjonene i Dottie HR:

• Sykefravær og ferie: De ansatte kan enkelt registrere fravær og søke om ferie direkte i kalenderen. Systemet regner ut resterende feriedager automatisk, og leder får påminnelser om henvendelser fra ansatte.
• Integrasjon med Visma Lønn/Payroll (Visma.net): Påloggingen og dataene synkroniseres direkte fra Payroll til Dottie. Samtidig overføres endringer i ansattinformasjon og registrering av fravær i kalenderen fra Dottie.
• Administrasjon og dokumenter: Med Dottie får du rutiner og en egen modul for on/offboarding og medarbeidersamtaler. Dokumenter fra selskapet er tilgjengelige direkte i nettleseren og ansattavtaler blir varlset på e-post med signering digitalt med BankID.
• Oversikt og informasjon: Du får full oversikt over hvem som jobber hvor og kan sette opp eget organisasjonskart for avdelinger med ledere og ansatte – rett i systemet. Det eksisterer også en egen nyhetsvegg for publisering av viktig informasjon.
• Brukervennlig mobilapp: Dottie tilbyr en intuitiv mobilapp som bidrar til at ansatte kan utføre HR-relaterte oppgaver, uansett hvor de befinner seg.
• Overholdelse av GDPR-krav og datasikkerhet: Dottie tar personvern og datasikkerhet på alvor. Systemet har en automatisk slette-policy, og det er enkelt for ansatte å få innsyn i egen informasjon. Systemet tar også back-up av all informasjon og krypterer data, både ved lagring og under overføring.

Kontakt oss gjerne for en prat om HR, system, konsulenter eller outsourcing her.

HVA MED REISEREGNING OG UTLEGG?

Det er fortsatt mange ansatte rundt i Norges land som leverer utlegg og reiseregninger manuelt i excel-skjemaer. Dette er tidkrevende og alltid et pes å ha kontroll på alle bilag og mva. Skjema sendes i retur til ansatte, det skal rettes opp i feil, kvitteringer mangler, listen er lang over utfordringer og jeg tenker det er mange som kjenner seg igjen i denne manuelle håndteringen.

Et enkelt reiseregningssystem vil hjelpe med kvalitet, effektivitet og kontroll. Kvalitet og kontroll ved at systemet er bygget opp basert på lovverket, og kvalitet fordi systemet ikke vil tillate innsending uten korrekt informasjon. Effektivitet fordi man har all informasjon tilgjengelig, man kan bruke systemet til å kommunisere, systemet settes opp til å håndtere mva, og systemløsningene integreres med lønnssystemet.

TIMEFØRING, ER DET NØDVENDIG DA?

Selskaper med mange timeansatte har som regel timesystem på plass. Men, det er mange selskaper der det i hovedsak er ansatte med fast arbeidstid og fast månedslønn. Disse selskapene har i svært liten grad time- og fraværsregistrering via system. Det er flere grunner til at et hvert firma burde ha en løsning for føring av timer og fravær. Når det gjelder fravær så vil et system hjelpe til å holde oversikt over sykefraværsstatistikk, det vil hjelpe med ferieplanlegging, det vil sikre at egenmeldingsdager blir lagt til langtidsfravær ved rapportering til NAV.

Timeføringen kan gjøres på mange måter, men det å ha oversikt over avvik er og bør være viktig for et hvert selskap, husk personalkostnaden er som regel den største kostnaden en bedrift har, og det bør være kontroll på grunnlaget.

Har du noen spørsmål angående HR, lønn, reiseregning og utlegg, eller timeføring? Vår rådgivere hjelper deg gjerne. Kom i kontakt med en av våre rådgivere her.