Sammen med ferieavviklingskabalen må alle virksomheter ha orden i utbetaling av feriepenger. Her er noen punkter du må tenke på når du skal utbetale feriepenger til dine medarbeidere.
Lønn utbetales ikke når ansatte tar ferie, men feriepengene skal kompensere for lønnsbortfallet under ferieavviklingen. Derfor er det viktig å håndtere dette korrekt.
Etter ferieloven får du 10,2 % av det du har opptjent hos din arbeidsgiver i opptjeningsåret. Mange bedrifter opererer med 5 ukers ferie for ansatte i henhold til tariffavtale eller individuell avtale, og for disse utgjør feriepengene 12 %. For arbeidstakere over 60 å beregnes ytterlig 2,3 % feriepenger for de 5 ekstra feriedager man har rett på det året man fyller 60 år. Satsen på 2,3 % er den samme uavhengig av om selskapet opererer med 4 uker + 1 dag ferie eller 5 uker ferie.
Grunnlønn – Den faste årslønnen, eller timelønnen, som en ansatt mottar i henhold til sin arbeidsavtale.
Variable tillegg – Alle variable tillegg som er resultat av personlig innsats, som bonuser, provisjon, o.l.
Faste tillegg – Faste tillegg til grunnlønnen, som skifttillegg, uregelmessige arbeidstimer, og andre ulempetillegg.
Overtid – Har den ansatte betalt overtid medberegnes det i feriepengegrunnlaget.
Tips – Om den ansatte mottar tips i arbeidet, for eksempel i servicenæringen, skal det tas med i beregningsgrunnlaget.
Engangsutbetalinger – Engangsutbetalinger som ikke er en del av den vanlige lønnen, som sluttpakker, erstatninger, utbetalinger i forbindelse med avskjedigelse, o.l.
Godtgjørelser for reise og utlegg – Reisekostnader og andre utlegg som ikke er en del av den ansattes lønn.
Naturalytelser – Naturalytelser som ikke er en del av den ansattes lønn, som firmabil, telefon, forsikring, bolig, eller andre goder.
Feriepenger – Utbetalte feriepenger er ikke en del av beregningsgrunnlaget for feriepenger.
Vanlig praksis for de fleste virksomheter er å utbetale feriepenger i mai eller juni måned, uavhengig av når den ansatte faktisk tar ut ferie. For de ansatte betyr det at de kan ta ut ferie med vanlig lønn når som helst i løpet av året. For virksomheten betyr det en enklere og mer oversiktlig feriepengeavregning. Ferieloven krever at de ansatte skal sikres lønn i ferien, og denne praksisen er derfor i tråd med lovverket.
Les blogginnlegget "Alt du må vite om ferieloven" her
Når en ansatt fratrer en stilling eller bytter jobb skal feriepenger utbetales som sluttoppgjør ved første mulige lønnsutbetaling etter siste arbeidsdag er avholdt. Som ansatt må du være klar over at det er ditt ansvar å sette av feriepengene du får utbetalt slik at du har de tilgjengelig påfølgende år når din neste arbeidsgiver gjør trekk av lønn i feriepengemåneden.
Enkelte bedrifter åpner opp for at ansatte kan be om å få utbetalt sluttoppgjøret til påfølgende år. Dette er ikke noe den ansatte har krav på, men arbeidsgiver kan godkjenne dette. For de bedrifter som velger å tilby dette er det vanlig at forutsetningen for utsettelse er at utbetalingen skjer i måneden det er feriepengeutbetaling for selskapet.
I noen tilfeller kan enkelte ansattgrupper kreve å ikke bli trukket for fullt ferietrekk. Reglene for ferietrekk og ferieavvikling er regulert av blant annet arbeidsloven, og i utgangspunktet kan ansatte ikke kreve å ikke bli trukket for fullt ferietrekk. Det kan likevel være spesifikke unntak eller særordninger for enkelte yrkesgrupper med egne avtaler og regler.
Eksempler på disse unntakene er:
• Nyutdannede uten feriepengeopptjening
• Ansatte som kommer rett fra førstegangstjeneste
• Ansatte som har jobbet i utlandet i opptjeningsåret
• Ansatte som har fått ny stilling med betydelig høyere lønn
• Ansatte som har vært selvstendig næringsdrivende
• Ansatte som har mottatt ytelser fra NAV med redusert feriepengeopptjening i 2023
• Ansatte som har vært i ulik type permisjon uten lønn og feriepengeopptjening i 2023
Det at de ansatte har brukt opp feriepengene fra forrige arbeidsgiver gir ikke rett til redusert ferieuttak og ferietrekk.
Les mer om regler for sykdom i ferien
Er dine ansatte klar over feriepengeordningen og beregningsgrunnlaget for feriepenger? Virksomheten må gi sine ansatte tilstrekkelig informasjon om ferieavvikling og feriepenger i god tid i forkant av ferien. Dette gjelder spesielt informasjon om opptjeningsperiode, beregningsmetode og feriepengeutbetaling. Har virksomheten spesielle prosedyrer rundt feriepengeutbetalingen må dette også kommuniseres.
For å sikre at ansatte er godt informert om reglene og policy i bedriften så bør man sørge for at personalhåndboken er oppdatert på området som omhandler feriepengeutbetaling og trekk av feriedager. Sørg for at det kommer tydelig frem hva som er kriteriene til å søke om avvik fra regelen. Et tips er også å informere om dette i forbindelse med allmøter eller informasjonsskriv hvis selskapet har disse kommunikasjon forum.
Sjekk også ut min bloggartikkel "Dette må du vite om ferieloven" her