Slik beregner du og betaler arbeidsgiveravgift

Hvordan arbeidsgiveravgiften påvirker din virksomhet

Arbeidsgiveravgiften representerer en betydelig kostnad for virksomheter og påvirker derfor den økonomiske planleggingen og budsjettet. Det er viktig å forstå hvordan avgiften beregnes og hvilke faktorer som påvirker størrelsen på avgiften.

Soneplassering og differensierte satser

Norge er delt inn i ulike geografiske soner som hver har forskjellige satser for arbeidsgiveravgift. Det er viktig for virksomheter å kjenne til sin soneplassering for å beregne avgiften korrekt.

Grunnlaget for beregning

Arbeidsgiveravgift beregnes basert på brutto lønn til de ansatte. Satsene varierer mellom 0 og 14,1%, avhengig av virksomhetens geografiske plassering. Dette grunnlaget inkluderer alle former for lønn og andre godtgjørelser som er skattepliktige. Når man beregner arbeidsgiveravgift, skal man også inkludere feriepenger og premie til pensjonsordning. Dette sikrer at alle ytelser som ansatte mottar, er med i beregningsgrunnlaget for avgiften. Arbeidsgiveravgiften varierer som nevnt basert på bedriftens plassering i landet. Her er et eksempel på hvordan avgiften beregnes i forskjellige soner:

• Sone 1: 14,1% av brutto lønn

• Sone 2: 10,6% av brutto lønn

• Sone 3: 6,4% av brutto lønn

• Sone 4: 5,1% av brutto lønn

• Sone 5: 0% av brutto lønn

Disse satsene må kontrolleres mot de nyeste oppdateringene fra Skatteetaten for å sikre nøyaktighet. Her finner du korrekt sone for arbeidsgiveravgift

NB! I 2023 innførte regjeringen en ekstra arbeidsgiveravgift på 5% for beløpet på lønn som overskrider 750.000 kroner i året. Denne avgiften ble forlenget i 2024 hvor grensen ble økt til lønn over 850.000 i året.

For en ansatt med en lønn på 1 million kroner, vil den ekstra arbeidsgiveravgiften i 2024 utgjøre 7 500 kroner. Hvis en arbeidsgiver har fire ansatte, hver med en lønn på 1 million kroner, vil den totale ekstra arbeidsgiveravgiften for selskapet være 30 000 kroner. Regjeringen har vedtatt at den ekstra arbeidsgiveravgiften blir avviklet fra 2025.

Bokføring av arbeidsgiveravgift

For å sikre korrekt håndtering av arbeidsgiveravgift i regnskapet, må avgiften føres som en kostnad på konto 5400 og som skyldig arbeidsgiveravgift på konto 2770. Når avgiften betales, bør det føres minus på bankkontoen avgiften betales fra, og pluss på konto 2770. Arbeidsgiveravgiften skal bokføres på følgende kontonummer:

• Konto 5400: Arbeidsgiveravgift

• Konto 2770: Skyldig arbeidsgiveravgift

• Konto 5405: Arbeidsgiveravgift på feriepenger

• Konto 2785: Skyldig arbeidsgiveravgift på feriepenger

Disse kontonumrene sikrer at alle transaksjoner knyttet til arbeidsgiveravgiften er korrekt klassifisert og lett å spore i regnskapet.

Samhandling med lønnssystemet

Effektiv samhandling mellom regnskapet og lønnssystemet er viktig for nøyaktig bokføring av arbeidsgiveravgift. Når lønn kjøres i lønnssystemet, skal arbeidsgiveravgiften automatisk beregnes og føres i regnskapet. Dette sikrer at alle lønnsrelaterte avgifter er korrekt registrert og at det skyldige beløpet alltid er oppdatert.

Frist for innbetaling

Arbeidsgiveravgift skal betales seks ganger i året. Når du leverer a-melding, vil du få tilbakemeldinger i Altinn eller direkte i ditt lønnssystem. Disse tilbakemeldingene inneholder viktig informasjon som beløp, kontonummer og KID-nummer, som er essensielt for korrekt betaling av arbeidsgiveravgiften. Alle arbeidsgivere må månedlig rapportere lønns- og trekkopplysninger gjennom a-meldingen. Dette er grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgiften. Tilbakemeldinger fra Altinn eller direkte fra lønnssystemet gir detaljer om eventuelle feil eller mangler som må rettes opp.

Les mer om A-melding her 

Bruk av driftskonto versus egen konto

Det er ikke nødvendig å sette av beregnet arbeidsgiveravgift på en egen konto, men det kan være praktisk å skille disse midlene fra den generelle driftskontoen for bedre oversikt over finansene.

Viktigheten av nøyaktig rapportering

Nøyaktig rapportering sikrer at riktig arbeidsgiveravgift blir betalt og unngår potensielle straffeskatter eller etterbetalinger. Det er viktig å inkludere alle relevante ytelser, inkludert tredjepartsytelser som for eksempel flybonuspoeng som medarbeideren bruker privat.

Konsekvenser av feilrapportering

Feil i rapporteringen kan føre til både økonomiske og juridiske konsekvenser. Det er derfor viktig å ha gode rutiner og systemer på plass for å sikre korrekt og tidlig innsending av nødvendig informasjon.

Regelverk og endringer

Arbeidsgiveravgiften er underlagt et komplekst regelverk som kan endres avhengig av politiske beslutninger og økonomiske forhold. Det er viktig for virksomheter å holde seg oppdatert på disse endringene for å sikre at de overholder gjeldende lover og forskrifter.

Ansvar for egen lønn i aksjeselskap

Hvis du er ansatt i eget aksjeselskap, skal det beregnes og betales arbeidsgiveravgift av egen lønn. Dette sikrer at også eiere som arbeider i sin egen virksomhet bidrar til finansieringen av folketrygden.

Unntak for enkeltpersonforetak

Innehavere av enkeltpersonforetak er ikke pålagt å beregne arbeidsgiveravgift av private uttak. Dette unntaket er viktig å kjenne til for eiere av mindre selskaper som ønsker å forstå sine forpliktelser i forhold til arbeidsgiveravgiften.

Kontakt med Skatteetaten for hjelp

For å få veiledning og svar på spørsmål om arbeidsgiveravgift, er Skatteetaten den primære ressursen. Det er viktig å holde seg oppdatert på gjeldende regler og satser, da disse kan endres. Skatteetaten tilbyr også seminarer og veiledningsmateriell som kan være til hjelp.

Ansettelse av regnskapsfører

For å få hjelp til beregning og innbetaling er det mange bedrifter som velger å outsource regnskapet til et eksternt regnskapsbyrå. Dette sikrer at alle regnskapsmessige aspekter håndteres korrekt og effektivt. Les mer om hvorfor det er en god ide å outsource regnskap av lønn.

Nyttige nettsider og verktøy

• Skatteetatens offisielle nettside 

• Regnskapsprogrammer som tilbyr integrerte løsninger for lønns- og avgiftsberegning 

• Nettbaserte kalkulatorer for enkel beregning av arbeidsgiveravgift