Åpenhetsloven i praksis.
Næringslivet og næringslivsledere har stor påvirkningskraft på hvordan samfunnet fungerer, gjennom hvordan de styrer produksjonen av varer og tjenester. Som følge av den økte bevisstheten rundt bærekraftig utvikling, øker forventningene til at hver enkelt bedrift tar ansvar og arbeider målrettet for å unngå skader på mennesker og miljø. Disse forventningene kommer fra både befolkningen, ansatte, kunder, forretningspartnere og myndigheter. Og utviklingen går i retning av at stadig flere av disse forventningene gjøres til rettslige forpliktelser, slik som vi ser med Åpenhetsloven.
Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022 og skal sikre åpenhet om arbeidsforholdene i hele leverandørkjeden. At menneskerettigheter blir ivaretatt, og at det er anstendige arbeidsforhold.
Plikten til å gjennomføre risikobaserte aktsomhetsvurderingen står helt sentralt i forventningene til et ansvarlig næringsliv. Forventningene og metodeverk er beskrevet i OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv, og i FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP). Åpenhetsloven bygger direkte på disse standardene og gir føringer for hvordan man effektivt kan håndtere risikoer knyttet til mennesker og miljø i egen virksomhet, hos leverandører og samarbeidspartnere.
Mange av landene i EU har de siste årene vedtatt tilsvarende lover som krever at virksomhetene gjennomfører aktsomhetsvurderinger hos sine leverandører. EU jobber i disse dager med et nytt direktiv for å harmonisere reglene, og på sikt vil dagens norske regelverk utvides og samkjøres med EU-regelverket. Norske virksomheter som iverksetter gode prosesser og jobber med etterlevelse nå, vil derfor være bedre rustet til å håndtere fremtidige krav.
Fire hovedkrav i loven
Virksomheter som omfattes av loven plikter både å utføre aktsomhetsvurderinger, offentliggjøre en redegjørelse for disse vurderingene, samt gi informasjon til enhver som retter en skriftlig forespørsel om det. Informasjonsplikten gjelder allerede og virksomhetene har en svarfrist på 3 uker. Redegjørelsen for aktsomhetsvurderingen skal offentliggjøres senest 30. juni 2023.
1) Forankring av ansvarlighet
Det er styrets ansvar å organisere arbeidet med økt åpenhet og ansvarlighet i virksomheten. Det vil si sette ambisjonsnivå, definere roller, ansvar og mandat, jf. §4. Videre krever loven at etiske retningslinjer integreres som del av overordnede strategi, og det skal forankres i virksomhetens rutiner og retningslinjer. Spesielt er det viktig å integrere etiske retningslinjer og ansvarlighet i avtaler med leverandører og samarbeidspartnere.
2) aktsomhetsvurderinger
Enhver virksomhet samhandler med sine omgivelser. På den positive siden bidrar bedriftene til å skape arbeidsplasser, og leverer verdi gjennom nyttige varer og tjenester. Men det kan også væra at bedriften bidrar til negativ påvirkning fra sine produksjonsprosesser gjennom bruk av naturressurser, forurensning til luft og vann, naturinngrep og hvordan de behandler mennesker som jobbe i virksomheten eller i nærmiljøet.
En bedrift har som regel en positiv påvirkning på samfunnet gjennom å skape verdier og arbeidsplasser, og gjennom samfunnsnyttige varer og tjenester. Men gjennom sine aktiviteter og prosesser så kan også bedriften bidra til negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø.
Aktsomhetsvurderingen er regulert i §4 og bygger på OECD sine retningslinjer. Disse retningslinjene sier at alle bedrifter skal bidra til å respektere menneskerettighetene, sikre forsvarlige arbeidsforhold, bevare miljøet, unngå korrupsjon og smøring.
En aktsomhetsvurdering er en prosess hvor virksomheten kartlegger risiko for at man direkte eller indirekte bidrar til negativ påvirkning på forholdene regulert i OECD sine retningslinjer. I praksis vil det si en kartlegging av hvordan man produserer sine varer og tjenester, hvem man handler fra, hvor man handler fra og hvilke prosesser som brukes fra start til ferdig leveranser.
Før man setter i gang er det viktig å gjøre en foreløpig kartlegging, slik at det er mulig å prioritere hvilke områder man vil se nærmere på. Altså hvilke konkrete leverandører som må undersøkes videre, og hvilke oppfølgingstiltak som vil gi mest effekt.
Når kartleggingen og dybdeundersøkelsene er gjennomført så har virksomheten en ny innsikt i risikoområdene knyttet til sine og leverandørenes prosesser, og kan iverksette tiltak for å stanse, forebygge eller begrense de negative konsekvensene. Tiltakene man iverksetter må følges opp med dialog med berørte parter for å sikre de får forventet effekt, og evt. behov for ytterligere tiltak.
Det er virksomhetens ansvar å sørge for eller inngå samarbeid om gjenoppretting og erstatning der dette er nødvendig.
3) Offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingen
Åpenhetsloven §5 regulerer redegjørelsesplikten. Det vil si at virksomheten skal offentliggjøre en redegjørelse av de konkrete aktsomhetsvurderingene på virksomhetens nettsider. Redegjørelsen kan i tillegg inngå i redegjørelsen om samfunnsansvar etter regnskapsloven § 3-3c.
Virksomhetene skal i årsberetningen opplyse om hvor redegjørelsen er tilgjengelig. Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.
• En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
• Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger.
• Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene.
4) Innsynsrett for “enhver”
Loven angir to redegjørelsesplikter: en offentliggjøring årlig av aktsomhetsvurderingen i §4, og i §6 en plikt til å gi innsyn i hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser når noen spør om det – informasjonsplikten.
Til forskjell fra andre tilsvarende lover, så kan hvem som helst be om innsyn om forhold knytt til produksjon av spesifikke varer eller tjenester som virksomheten tilbyr. Virksomheten må svare ut konkrete forespørsler om informasjon knyttet til hvordan virksomheten jobber med tematikken, og hvordan man håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser.
Informasjonskravet strekker seg ikke lenger enn til det virksomheten faktisk vet og det er lov å svare at området ikke er prioritert og at man ikke har denne informasjonen tilgjengelig i dag.
Med “enhver” menes alle som ønsker informasjon, for eksempel forbrukere, fagforeninger, organisasjoner, journalister, investorer og offentlige oppdragsgivere. Informasjonen skal gis skriftlig, og den skal være dekkende og forståelig. Spørsmålene kan gjelde både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.
For å unngå store økonomiske og administrative byrder for virksomhetene er det fastsatt noen tilfeller hvor virksomheten kan avslå kravet. Forarbeidene er imidlertid klare på at dette skal være snevre unntaksbestemmelser. Fristen på å besvare innsynskrav er satt til 3 uker.
Amesto Footprint har utviklet en prosess som oppfyller alle kravene i loven
• Det begynner med forankring i styret som utpeker ansvarlig i organisasjonen (tilsvarende GDPR), implementering i rutiner og avtaler.
• Deretter gjøres en første risikovurdering og vesentlighetsanalyse hvor man får frem de viktigste risikoområdene.
• Det er først når man kommer dit at man har besluttet hvor det er behov for å undersøke i dybden at man gjør ulike undersøkelses-aktiviteter som f.eks. sende spørre-skjemaer til de valgte leverandørene.
• Når undersøkelsene er gjennomført har man enten fått bekreftet at det ikke er noen stor risiko for negative konsekvenser, eller man må iverksette forebyggende tiltak.
• Det lages handlingsplan og plan for oppfølging. Samt at det skrives rapport som skal legges tilgjengelig på nettsiden til organisasjonen.
• Siste steg er også første steg i prosessen påfølgende år – evaluering av iverksatte tiltak og effektene av disse.
Hvordan står det til i ditt selskap? Trenger dere bistand til å håndtere åpenhetsloven eller en aktsomhetsvurdering? Selskap som jobber strukturert med sin bærekraftige næringsutvikling opplever at de har blitt mer attraktive når det gjelder å tiltrekke seg nye ansatte, de får enklere tilgang til nye kunder og ny kapital. Det gir tillit i markedet og bidrar til å bygge et positivt omdømme ved å ligge i forkant. Ta tak nå og unngå at din virksomhet kommer på listen over utryddede arter – book et møte og vi hjelper deg i gang!
