Som arbeidsgiver er det mange faktorer å ta hensyn til når det kommer til lønnsutbetaling og administrasjon av ansatte. Dette inkluderer alt fra grunnleggende forståelse av lønnselementer, rapportering, minstelønn og pensjonsordninger, til håndtering av sykefravær og lønnsoppgjør. I denne artikkelen vil vi dekke de viktigste områdene du må kjenne til for å sikre en smidig og lovlig håndtering av lønn som arbeidsgiver.
For å effektivt kjøre lønn, er det essensielt for arbeidsgivere å ha en grundig forståelse av de ulike lønnselementene. Elementene inkluderer grunnlønn, tillegg, bonuser, og andre godtgjøringer som ikke inngår i den faste lønnen. Det er viktig å merke seg at alle lønns- og ansettelsesforhold skal rapporteres månedlig via A-meldingen. Når du forbereder lønnsutbetaling må du sikre at alle lønnselementer er korrekt angitt og beregnet i ditt lønnssystem.
Å ha et nettbasert og effektivt lønnssystem er viktig for å kunne håndtere lønnsutbetalinger på en effektiv måte. Et godt system vil ikke bare forenkle prosessen med å kjøre lønn, men også sikre at alle lovkrav og rapporteringsforpliktelser blir oppfylt.
Sjekk ut alle lønnssystemer vi jobber med
Rapportering av lønns- og ansettelsesforhold er en kritisk oppgave for alle arbeidsgivere. Alle lønns- og ansettelsesforhold skal rapporteres månedlig via a-meldingen. Dette inkluderer ikke bare lønnsutbetalinger, men også andre ytelser som ansatte mottar, samt opprettelse av nye ansettelsesforhold.
Arbeidsgiveren må forstå betydningen av tjenestepensjonsordninger. Disse ordningene er ikke bare en fordel for de ansatte, men også en investering i bedriftens fremtidige konkurransekraft. Som arbeidsgiver bør du tilby konkurransedyktige pensjonsordninger for å tiltrekke og beholde dyktige medarbeidere. Videre er det viktig å merke seg at loven krever at alle arbeidsgivere må tegne tjenestepensjonsordninger for sine ansatte. Dette bidrar til å sikre en stabil og forutsigbar pensjon for arbeidstakerne.
Å holde arbeidsavtaler oppdatert er avgjørende for at både arbeidsgiver og arbeidstaker er beskyttet og informert om sine rettigheter og plikter. Endringer i lovverket krever at arbeidsavtaler jevnlig revideres for å reflektere nye krav og bestemmelser. Dette er spesielt viktig med tanke på de kommende regelendringene som trer i kraft fra 1. juli 2024, hvor kravene til innholdet i arbeidsavtaler vil bli utvidet. Med disse endringene vil arbeidsavtalene bli mer omfattende, og det er derfor viktig å tenke godt gjennom utforming og språk slik at avtalene blir så klare og tydelige som mulig.
Her finner du noen av de nye opplysningene som må inkluderes i arbeidsavtalen fra 1. juli 2024:
Virksomhetens avtaler må være i samsvar med de nye kravene. Dette innebærer en grundig gjennomgang og oppdatering av eksisterende avtaler, samt å sørge for at nye avtaler oppfyller de oppdaterte standardene.
Arbeidsavtalen er fundamentet i forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Det er derfor essensielt at den inneholder all nødvendig informasjon for å sikre klarhet og forståelse for begge parter. Arbeidsmiljøloven stiller minimumskrav til hva en skriftlig arbeidsavtale skal inneholde av opplysninger:
Arbeid utover avtalt arbeidstid må også inkluderes i avtalen. Dette omfatter både mertid og overtid, samt informasjon om muligheten til å pålegge slikt arbeid og hvordan det betales.
Når arbeidstakere leies ut fra bemanningsforetak, er det spesifikke rettigheter og plikter. Innleiers identitet skal alltid være tydelig angitt i arbeidsavtalen. Dette sikrer transparens og klarhet for alle parter involvert.
Når man ansetter, er det flere kostnader involvert enn bare lønnen. Disse ekstrakostnadene kan variere, men en tommelfingerregel er at arbeidsgiver må regne med 20-30 % mer i kostnader utover lønn. Eksempler på slike kostnader inkluderer:
Sjekk vår lønnskalkulator: Så mye koster en medarbeider deg.
Arbeidsgiveravgiften er en vesentlig del av de totale lønnskostnaden og varierer avhengig av faktorer som: arbeidstakerens alder, lønnsnivå, og bedriftens geografiske plassering. Arbeidsgiveravgiften er delt opp i geografiske soner, med satser som varierer fra 0% til 14.1%. I tillegg påløper det en ekstra arbeidsgiveravgift på 5% for det overskridende beløpet på årslønninger over 850.000 kroner.
Som arbeidsgiver er det viktig å være oppmerksom på de ulike ytelsene til kompetanseutvikling som tilbys ansatte. Kompetanseutvikling omfatter opplæring og kurs som arbeidsgiver tilbyr, enten internt eller gjennom eksterne leverandører. Å investere i ansattes kompetanseutvikling og sosial trygghet bidrar ikke bare til en mer motivert og produktiv arbeidsstyrke, men styrker også bedriftens konkurranseevne og omdømme i markedet.
Når det kommer til beregning av sykepenger, er det viktig å forstå at arbeidsgiver er pålagt å betale sykepenger de første 16 dagene av et sykefravær. Dette er kjent som arbeidsgiverperioden. Etter denne perioden overtar NAV utbetalingene, gitt at visse vilkår er oppfylt. For å ha rett til sykepenger fra NAV, må den ansatte ha vært ansatt og faktisk arbeidet i minst fire uker før sykefraværet starter.
En annen viktig faktor er opptjening og beregning av sykepenger. Disse beregnes basert på inntekten de siste 12 månedene, eller i gjennomsnitt de siste 36 månedene, avhengig av hva som er mest gunstig for den ansatte. Sykepenger fra NAV kan utgjøre opptil 62,4 prosent av inntekten opp til 6G (Grunnbeløp). Digitaliseringen av søknadsprosessen for sykefravær, som involverer ansatte, arbeidsgivere og NAV, forenkler oppfølgingen av sykefravær og fravær.
Det finnes også unntak og spesielle tilfeller som påvirker retten til sykepenger. Disse unntakene kan være redusert helse, omsorg for nære familiemedlemmer, og ansvar for barn spesielle behov. I tillegg til sykepenger, er det også viktig å huske på at ansatte har rett til feriepenger. Dette er en ytelse som beregnes basert på lønnen fra foregående år og utbetales vanligvis i juni.
Les også vår artikkel: Alt du må vite om ferieloven.
Når det gjelder sykefravær, er det essensielt for arbeidsgivere å vurdere og tilpasse virksomhetens avtaler om lønn ved sykdom etter de gjeldende lovkrav. Dette sikrer ikke bare rettferdighet og forutsigbarhet for ansatte, men også at virksomheten overholder loven.
Når man forbereder seg til lønnsoppgjøret er det viktig å forstå lønnspolitikken og hvordan den påvirker forhandlingene. En grundig gjennomgang av bedriftens lønnspolitikk bør være det første steget. Dette inkluderer å vurdere hvordan lederne skal involveres i de årlige lønnsforhandlingene og å kommunisere med ansatte om forventningene. For å sikre en smidig prosess, er det fornuftig å ha en klar plan for forhandlingene.
For å navigere effektivt i lønnsoppgjøret må arbeidsgiveren å ha god forståelse av tariffavtalene. Disse avtalene, som forhandles mellom arbeidsgiverforeninger og fagforeninger, setter standarden for lønns- og arbeidsvilkår innenfor ulike sektorer og bedrifter. Her er en liste over de viktigste organisasjonene som tilbyr informasjon om lønnsoppgjør og tariffavtaler:
Etter å ha forstått grunnlaget for lønnsoppgjør og tariffavtaler, må arbeidsgiveren være forberedt på håndtering av streik og konflikter. Effektiv kommunikasjon og forståelse for arbeidstakernes krav er nøkkelen til å løse slike situasjoner. For å unngå eskaleringer, ha klare retningslinjer for hvordan konflikter skal håndteres. For å støtte arbeidsgivere i disse utfordringene, tilbyr NHOs arbeidsgiverportal Arbinn viktig informasjon og ressurser.
Arbeidsgiver har et stort ansvar når det kommer til lønnsutbetalinger og arbeidsavtaler. Det er arbeidsgivers plikt å holde seg oppdatert på gjeldende lover og regler. Det inkluderer alt fra å forstå hvordan lønn og pensjon skal håndteres, til å vite hvordan sykepenger beregnes og utbetales.