6 tips til god "onboarding"

1. GODE REKRUTTERINGSPROSESSER

Får alle som søker svar? Får alle som har kommet på intervju den oppfølgingen de trenger? Hvordan gjennomføres intervjuet? Er det riktig personer internt som blir med på prosessen? Hva skjer når vedkommende blir tilbudt stillingen? Hva må være på plass til den begynner?

Løsning:

I denne prosessen er det ikke ett riktig svar. Hos Google gjennomfører de opp imot 20 intervjuer for noen stillinger, mens hos andre bruker man kun ett intervju og personlighetstester. Finn ut hva som er riktig for din bedrift og lag retningslinjer alle som ansetter kan følge. Er du usikker, snakke med noen som kan rekruttering. Det viktigste er at alle som har tatt seg tid til å vise sin interesse for din bedrift følges opp med respekt og får en god opplevelse av prosessen.

2. RIKTIG MATCHING AV MENNESKER

Dette er noe den som ansetter ofte glemmer. Man ser en CV man liker, treffer et menneske man opplever som bra, ansetter vedkommende, for deretter å oppdage at det er full krasj mellom den nye om de gamle ansatte. Det verste som kan skje er at du mister den ene eller den andre, eller at begge slutter.

Løsning:

Det er en enkel måte å unngå dette på: Inviter de som skal jobbe med den nye på intervju før du tilbyr jobben. Da kan du luke ut potensielle mismatch før du ansetter noen, eventuelt identifisere potensielle problemområder på et tidlig stadium og iverksette tiltak for å unngå større konflikter.

3. ET GODT KOMPETANSEPROGRAM

En gang i blant hører man om skrekkhistorier fra arbeidsplasser der liv har gått tapt eller alvorlige skader har oppstått på grunn av for dårlig opplæring. Det er også mange eksempler på økt kundeflukt grunnet for dårlig opplæring og kompetanseheving. Det er selvfølgelig svært alvorlig for den skaden rammer, og sikkerhet bør være første prioritet for hver eneste bedrift for å ivareta ansatte. I tillegg er det flere forretningsmessig risiko ved slike hendelser. Alvorlig feil i opplæring kan slå tilbake på bedriftens renommé, merkevare og omsetning. Det kan også føre til at det blir vanskeligere å rekruttere når du trenger det.

Løsning:

Sett opp en sjekkliste med kurs alle ansatte må gjennom, når de må gjennomføres og hva de kan og ikke kan gjennomføre av arbeidsoppgaver før kursene er gjennomført. Ansvaret ligger hos nærmeste leder, og vedkommende må følge opp at kompetanseprogrammet gjennomføres.

4. LEDERRUTINER

Har man tydelige retningslinjer for hva som er en leders ansvar, hva HR-avdelingen er ansvarlig for og hva som må forberedes til den nyansatte kommer på jobb?

Løsning:

Lag et standardisert opplegg for lederansvar og rutiner. Du bør kunne spørre en hvilken som helst leder hva deres ansvar er og de bør kunne gi deg samme svar, alle sammen.

5. MATCHING AV MENNESKER OG BEDRIFT

Dagen har kommet og Den Nyansatte har første arbeidsdag. Etter kort tid innser vedkommende at du nok ikke har vært helt presis i innsalget av stillingen. Kanskje du oversolgte eller undersolgte stillingen, resultatet er uansett at Den Nye ikke er spesielt fornøyd. Dette lukter oppsigelse.

Løsning:

I løpet av rekrutteringsprosessen er det viktig å spille med åpne kort. Selv om du kanskje begynner å bli litt desperat etter å ansette er det bedre å gå en noe lengre periode uten noen til å gjøre jobben enn å få inn en person som ikke vil trives eller i verstefall være kvalifisert til å levere jobben. Ha is i magen, og bruk tiden godt. Vær tydelig på hva slags profil du trenger, og oppgavene du ønsker at vedkommende skal gjennomføre. Ha så mange som mulig med i rekrutteringsprosessen. Ha ørene åpne med tanke på tilbakemeldinger, da kan du få gode råd.

6. RUTINER, RUTINER OG MER RUTINER: «HJELP TIL SELVHJELP» 

I et godt onboarding program er rutiner selve pilarene til suksess. Her er noen enkle og noen litt mer krevende tiltak for å komme i mål.

Løsning:

a. Lag en god introplan og gjør den tilgjengelig for alle med lederansvar. Gi dem også et kurs slik at det ikke er noe tvil om hva som er deres ansvar og hvordan de skal gjennomføre onboardingprosessen.

b. Intro-kurs/program av resten av organisasjonen. La de nyansatte få intro av de andre selskapene/avdelingene – slik at de raskest mulig får et «konsernperspektiv» og har mulighet til å koble riktig.

c. Lag en sjekkliste med de administrative oppgavene som må være klare til den første dagen: Nøkkelkort, PC, mobil, tilgang til systemer, velkomstblomster, mm. Min personlige anbefaling er å ha dette klart 1 uke før vedkommende egentlig har oppstart. Det kan jo skje ting som sykdom internt, som har en del administrative oppgaver i forbindelse med nettopp dette.

d. Det er sikkert en del mennesker Den Nye skal møte: Pass på at de er der og har satt av tid til vedkommende. Booke i kalender som er i henhold til introprogrammet.

e. Sett opp en fadderordning. Den Nye får en fadder den kan snakke med og som tar litt ekstra vare på vedkommende. Det er en fin måte å skape trygghet og å påse at Den Nye har noen å henvende seg til dersom det oppstår problemer den helst ikke vil snakke med nærmeste leder om. Fadder må også kjenne til/mene noe om Intro-programmet.

f. Er nødvendige kurs bestilt? Behøver Den Nye sertifisering? Er alt tilrettelagt med tanke på tremånedersplanen?